今日は時間の大切さについてお話します。
時間は万人に平等に与えられた「財産」
お金に関しては、大金持ちもいれば貧乏な人もいますが、時間については万人に与えられた財産です。
一日２４時間、全員に平等に与えられています。
「時間を自由に使う」という点においては、人権を無視した国家や紛争が耐えない地域などはそうはいかないでしょうが、一日２４時間与えられています。
お金と時間は、人生を豊かにするために必要
お金がないと、人間の体でいうと呼吸ができないことと同じ状態だといいます。
また、時間もしかりで、時間がない人も同じような状態に陥っている可能性があります。
時間は限られていますので、一日一日をなるべく有効に使うことが必要になります。
あなたは、昨日何にお金を使ったか、覚えていますか？
あなたが昨日、何に対してお金を使ったか、覚えていますか？
恐らく、すべてを正確に思い出すことが難しいかもしれません。
思い出せないということは、無駄遣いをしている可能性があるということです。
時間も同じだと思います。
昨日何をして過ごしたか覚えていない人は、時間を無駄遣いしている可能性があります。
ダラダラとSNSの友達が投稿したタイムラインを読んだりとか、テレビを見たりとか、動画を見たりとか、１0円でも安い大根を求めてスーパーをはしごしたりとか、高速道路を使わずに下道を走ったりとか、そういった時間があれば、まさに時間の無駄遣いです。
お金の節約については、結構気を遣っている人も多いでしょうが、「時間の節約」に意識がある人が非常に少ないように思います。
遅刻は相手の時間を奪っている
私は、遅刻をする人、時間にルーズな人が大嫌いです。
遅刻をするということは、相手を待たせているわけです。
遅刻をする人は、相手の立場に立って考えられない人であり、相手の忙しい時間を奪っていることに気付いていないのです。
忙しい相手にとって、これは非常に失礼だと思います。
浪費・消費・投資
末岡よしのり氏の著書、
『お金持ち列車』の乗り方 すべての幸せを手に入れる「切符」をあなたへ
に書かれていますが、お金には「浪費」「消費」「投資」があり、ぞれぞれをもっと分かりやすく、「死に金」「暮らし金」「生き金」と置き換えて「死に金」「暮らし金」「生き金」それぞれの割合は、たいていの人の場合、3：7：0だが、それを、1：6：3にすることを勧めています。
「死に金」が「0」となっていないということは、「死に金」＝「悪」と決めず、ある程度の死に金も必要であるということですよね。
この法則は、時間にもそのまま当てはまることと考えてもいいと思います。
限られた時間をいかに効率よく使うかは、時間を節約するにはどうすればいいかを考える必要がありそうです。
「時短」をするには？
では、時短をするにはどうすればいいでしょうか？
時間の家計簿
お金にはどれだけ使ったか分かるように「家計簿」というものがありますが、私は「時間の家計簿」と題して、その日に何をしたかを一定期間記録していました。
かといって、「お金の家計簿」と違って領収書もありませんので、その日に何をしたか思い出すのは大変ですよね。
作業に骨が折れると、気持ちが萎えて続かなくなります。
そこで、「前日に時間割を作る」という発想の転換をしました。
Google カレンダーを活用する
最近はさまざまなアプリもありますので、そちらを使ってもいいかと思いますが、私はGoogle カレンダーで事足りています。
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.google.android.calendar&hl=ja
Google カレンダーを使って、前日の夜に次の日の予定を立てます。
15分刻みで予定を立てることができますので、結構細かく時間配分ができます。
時間を管理することで、様々な利点が得られます。
- 予定の時刻が近づいてくるとお知らせしてくれますので、「今日は何をしよう」ということがなくなる
- 何に対して時間を使うべきか、時間消費の目的が明確になる
- 日常の決まった仕事・作業・趣味等の所要時間が把握できるようになる
- 「時間の見える化」で、予定通りにこなすことができたかを振り返ることができる
前の記事にも書きましたが、まずは習慣化することに焦点を当ててもいいと思います。
日常の忙しさから忘れてしまては元も子もありませんからね。
習慣化すれば、だいたいの自分の行動パターンが分かってきます。
そうなれば、「ToDoリスト」を作成するだけで事が足りるようになってきます。
ただし、１割の「死に時間」も適宜入れなければ、ストイックな人ほど息が詰まり、面白くなくなって続かなくなる可能性がありますので注意が必要かと思います。
これはなかなかサラリーマンの方には難しいとは思いますが、私が事務作業に集中している時は「メールのチェックはしない」「電話も出ない」と決めています。
メールが来る度に、誰から来たのかチェックするだけでも集中力が削がれます。
電話は、相手の都合を考えず勝手に相手の時間に割って入ってくることの何物でもありませんので、集中して作業をする際の大きな障壁となります。
とにかく、時間や相手にコントロールされるのではなく、こちらが主導権を持つことが重要です。
人に動いてもらう
できる人ほど陥りがちですが、「自分でやったほうが早い」と、人に仕事を任せられない人が多いように思います。
私は「これは他の人でもできるな」という仕事は、部下にどんどん任せています。
しかし、何も最初からこの気持を持てたわけではなく、はじめは「うまくやってくれるかな」という不安や抵抗感もありましたが、慣れてくると結構いけるものです（笑）
ただし、相手に完璧を求めてはいけませんし、「自分が出来ることは他人でも出来る」という「定規」は持たないようにしないといけません。
他人は他人で、自分の能力とは得意分野が違って当然です。
そういったことを踏まえて任せることが重要だと思います。
他人に自分の仕事を任せることによって、本来自分がやるべき仕事に時間を割けるようになります。
一度あなたの抱えている仕事を「自分でなければ出来ない仕事」と「他人でも出来る仕事」に、時間を取って分類することをお勧めします。
一見、この作業が「時間の無駄」と思われるかもしれませんが、後のことを考えると、この時間は非常に生産的な時間と言えます。
小さな時短の積み重ね
事務などをしていると、同じ作業をしたり、メールでも決り文句を何度も打ったりすることが多いと思います。
それらを簡略化し「小さな時短」を積み上げることで、大きな時短に繋がります。
Google 日本語入力
この存在を初めて知ったのは
学びを結果に変えるアウトプット大全 でした。
その後、他の「成功者」とされる方々も絶賛されていましたので、私もやってみましたが・・・はっきり言って最高です。
PCでメール文章を入力する際の予測変換が半端なく賢いからです。
また、固有名詞が簡単に出てきます。
「あらいぐま」と打てば「あらいぐまラスカル」まで候補が出てきます（笑）
文字入力があまり得意でない私には、もう手放せません。
単語登録
メールで一番厄介なのが地名です。
Google 日本語入力と単語登録をあわせて使えば、さらに入力の手間が省けます。
青岸渡寺は「せいがん」、補陀洛山寺は「ふだらく」など、特にメールでの決り文句、たとえば「ありがとうございます。」「お世話になっております。」「よろしくお願いいたします。」などは「あ」「おせ」「よろ」など、もっと短縮して登録しています。
ショートカットキーを活用する
文章を打っていると、ついコピーや切り取りなどをマウスに頼りがちになりますが、ショートカットキーを使うことにより、さらにスピードアップが図れます。
ショートカットキーについてはこちらを参考にされてください。
https://dekiru.net/article/18619/
マクロの導入
エクセルで作業をしていると、同じ行程を繰り返し行う作業が発生することがあり、「面倒だなあ」と思うことも多いと思います。
初めて聞いた時は「超時空要塞マクロス」を思い浮かべましたが（年代がバレますね）、聞いたことはあるけど意味が分からない人のために一言で言うと、複数の行程を１つの行程で行うことができるようにすることを言います。
例えば、請求書を作成したあと、印刷→PDFで発行を手動で行っていたとします。
この「印刷→PDF発行」の行程を、マクロを実行することによって２つの行程を１回で行うことができます。
誰でも１回で発行出来るようになるには、マクロボタンを請求書に作っておけばマクロが分からない人でもPDFの発行までできるようになります。
導入時（「導入」という言葉は大げさですが）は覚えたりしながらの作業になるので時間がかかりますが、一旦導入してしまえば、後の作業効率は計り知れません。
また、マクロに詳しい部下や同僚にお願いして任せることもできると思います。
（私は部下にそういった人間がいなかったので、自分で勉強して覚えましたが）
さきほどの「自分でなければ出来ない仕事」と「他人でも出来る仕事」を振り分けるという話と同じことが言えますが、こういった時間は将来的に無駄な時間や作業をなくすという観点から、非常に生産的な時間を生み出すことになります。
時短によって生まれた時間を有効利用
時短が実現すれば、次はあなたにしかできない仕事や、読書や専門知識の習得など、自己への投資に時間をたくさん使うことができるようになります。
自己投資によって得た「知的財産」は、あなたの頭の中にあるので、奪われることも消費されることもありません。
また、部下の作業時間を短縮することによって、部下にも時間的な余裕が生まれ、今まで単調な事務作業でお金を生み出さなかった仕事から、新しい業務やマネタイズする業務をしてもらえることにもなります。
あなたも部下も時間が限られています。
その限られた時間をいかに有効に使うかが、今後の企業の成長の大きな鍵となることと思います。
まとめ
それでは今日のまとめです。
- 時間はお金と同じ意識を持って活用する
- そのためには、「時短」を心がける
- 時短をするにはまず、自分が何にどれくらい時間を使っているのかを把握する（Google カレンダーなど）
- 小さな時間の節約を積み重ね、大きな時短を心がける
- 小さな時短の方法として、Google日本語入力、単語登録、ショートカットキー、マクロを利用する
- 時短で得た時間を、自分にしか出来ない仕事や、自己投資への時間に充てる
でした。
ご参考にされてください。